Cyfrowe miejsce pracy — współczesna norma wielu firm

Już od pewnego czasu wzrosło zapotrzebowanie na pracowników pracujących zdalnie. Model hybrydowy pracy stał się normą w wielu miejscach. Pracownicy obecnie nie muszą chodzić codziennie do biura, aby pracować. Czasami mogą zostać z domu i spokojnie wykonywać wszystkie zadania z mieszkania, jeśli tylko mają odpowiednie narzędzie.

Era, kiedy komputer w domu służył nam tylko do rozrywki, już dawno minęła. Obecnie domowy laptop to nie tylko filmy online, gry hazardowe, Ice Casino, gry komputerowe i zakupy online. W dzisiejszych czasach pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki na odległość i być tak samo efektywnymi, jak w biurze

Podstawą takiego założenia jest stworzenie cyfrowego miejsca pracy, dobranie odpowiednich narzędzi i aplikacji.  Praca zdalna jest nam znana od dawna, ale kiedyś głównie popularna była wśród freelancerów, czyli osób z dorywczym zajęciem. Pandemia przyspieszyła proces digitalizacji w wielu firmach, a one szybko dostosowały się do nowej realności.

Czym jest cyfrowe miejsce pracy?

Cyfrowe miejsce pracy (z ang. digital workplace) to nowe rozwiązanie umożliwiające ludziom pracowanie z dowolnego miejsca, przy wykorzystaniu swojego sprzętu elektronicznego. Podczas pandemii wiele firm zaproponowało swoim pracownikom taki tryb pracy, dzisiaj częściowo zmieniony na hybrydowy model.

Ogólnie mówiąc, nowy model digital workplace pozwala pracownikom pracować poza biurem praktycznie o każdej porze. Dzięki digitalizacji i nowym narzędziom pracownicy są w stanie wykorzystywać do pracy swój własny sprzęt: laptopy, komputery, smartfony i tablety. Najważniejsze jest, aby wszystko działało tak samo i pracodawca nie odczuwał różnicy, widząc rezultaty pracy podwładnych.

Na całość cyfrowego miejsca pracy składają się trzy niezależne elementy: Pracownicy firmy, sprzęt, z którego korzystają, oraz zabezpieczenie danych i aplikacje. Należy pamiętać, że w momencie, kiedy pracownik opuszcza biuro i zaczyna pracować na własnym sprzęcie system zabezpieczenia, zmienia się całkowicie. Aspekt bezpieczeństwa jest niezwykle ważny w przypadku pracy z użyciem prywatnych urządzeń. 

Potrzebne narzędzia pracy

Pracownik jest oczywiście niezbędny w centrum cyfrowego miejsca pracy, ale bez odpowiednich narzędzi nie jest on w stanie pracować zdalnie. Nowe wdrożenia w modelu pracy wymagają od pracodawcy także nowych zabezpieczeń systemów pracowniczych.

Przygotowując się do pracy zdalnej w pierwszej kolejności pracodawca musi się upewnić, że każdy z podwładnych ma potrzebne oprogramowanie i wszystkie aplikacje na swoim sprzęcie. Każdy profil pracownika i nowe systemy muszą zostać przypisane do poszczególnych aplikacji firmowych, które później pracownik będzie wykorzystywać w domu.

Dany proces zabezpieczeń i reorganizacji jest bardzo czasochłonny. Może trwać nawet kilka miesięcy. Dlatego na początku pandemii, kiedy wiele osób nagle zaczęło pracować z domu, wiele firm było nieprzygotowanych do takich zmian. Pojawiały się częste błędy krytyczne, platformy przestawały działać. Zatem system zabezpieczeń jest kluczowym elementem, aby wykonywać pracę zdalnego pracownika i to właśnie firma, w której on pracuje, powinna o to zadbać.  

Aby przygotować pracownika do pracy zdalnej, pracodawca musi na początku oszacować dokładną liczbę stanowisk, które będą przeniesione do pracy zdalnej. Dodatkowo firma powinna dokonać wyceny. bo przeniesienie pracowników do pracy zdalnej wcale nie jest takie tanie, jak się może wydawać na początku.

Kwestie bezpieczeństwa są jednak warte każdej złotówki, bo mogą uchronić firmę w przyszłości od ataków hakerskich lub niechcianych wirusów. Pracodawca musi dobrać pakiet do potrzeb pracownika i firmy. Po pierwsze, wchodzi w grę wykorzystanie tylko licencjonowanych programów. Dodatkowo pojawiają się takie opcje jak możliwość zarządzania urządzeniami mobilnymi, dostęp do wirtualnych desktopów, koniecznie aplikacje do rozmowy z innymi pracownikami na żywo itp.

Cyfrowy pracownik — ile kosztuje?

Jak już wspomnieliśmy wyżej, przeniesienie pracownika do pracy zdalnej wcale nie jest takim tanim przedsięwzięciem. Owszem, można zaoszczędzić na wynajmie pomieszczenia, sprzęcie i rachunkach za prąd w biurze. Niemniej jednak dobry pracodawca zawsze zapewni swoim pracownikom sprzęt firmowy nawet w domu, a stworzenie nowego systemu zabezpieczeń dla domowych komputerów jest kosztowne.

Mimo wszystko wiele firm obecnie wybiera hybrydowy model pracy i pozwala pracownikom spędzać większość czasu przy biurku w swoim własnym mieszkaniu niż. Pokolenie millenialsów i pokolenie Z, to dwie grupy, które aktywnie korzystają z obecnych osiągnięć technologicznych, mediów społecznościowych i Internetu.

Szybko przyswajają nowe profesje, związane z branżą IT i marketingiem online. Nowe pokolenie pracowników ma wysokie wymagania względem pracodawcy. Oczekują oni, że ich stanowisko zapewni im zdigitalizowane środowisko pracy, elastyczny grafik i możliwość pracy z domu. Dla nich wydaje się to dzisiaj normą, która powinna być opcją wyboru w każdej firmie.

Takie wymagania stawiają firmy przed nowymi wyzwaniami i koniecznością tworzenia miejsc pracy dla cyfrowych pracowników. Zdarza się nawet tak, że pracownicy są zatrudniani online, po rozmowie kwalifikacyjnej i szkolenia przeprowadzonych przez Zoom. Bywa tak, że pracownik, który został zatrudniony podczas pandemii, nigdy jeszcze nie był w biurze i zawsze pracował z domu.

Już powstały takie firmy, szczególnie zagraniczne, które wkładają swój kapitał w polski rynek pracy, zatrudniają pracowników online i zapewniają im wszelkie potrzebne systemy i aplikacje do pracy w domu na własnym sprzęcie. Niektóre firmy nawet nie posiadają fizycznych siedzib w Polsce.

Cyfrowe miejsce pracy to przyszłość na polskim rynku pracy. Taki model zdecydowanie się opłaca na dłuższą metę. Mimo początkowego wkładu w zabezpieczenia i aplikacje pracownicze, zdecydowanie się opłaca, bo pozwala na zoptymalizowanie kosztów.

Menadżerom jest łatwiej zarządzać firmą, a pracownicy są zadowoleni, że mają bardziej elastyczne godziny pracy i nie muszą spędzać dodatkowych godzin dziennie na dojazd do pracy i powrót. Dzięki temu pracują wydajniej i lepiej, a jednocześnie mają więcej czasu dla siebie i swojej rodziny.